Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân này ("Thỏa thuận") được giao kết giữa Khách hàng theo Điều khoản sử dụng dịch vụ Yolius ("Bên kiểm soát") và Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Thông tin và Truyền thông Hoàng Khang (Hoàng Khang Incotech; MST 0306146736; địa chỉ: 188 Đường số 1, Phường An Hội Đông, TP. Hồ Chí Minh) ("Bên xử lý"), căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, các văn bản hướng dẫn thi hành và Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13. Thuật ngữ chưa định nghĩa tại đây có nghĩa như trong Điều khoản sử dụng.
Điều 1. Phạm vi và vai trò của các bên
1.1. Thỏa thuận áp dụng cho dữ liệu cá nhân có trong Dữ liệu khách hàng mà Bên xử lý xử lý thay mặt Bên kiểm soát khi cung cấp Dịch vụ do Hoàng Khang Incotech vận hành (Yolius cloud).
1.2. Bên kiểm soát quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân của Người dùng và các cá nhân khác trong Không gian làm việc. Bên xử lý chỉ xử lý theo chỉ thị của Bên kiểm soát.
1.3. Hai bên cam kết chấp hành pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các thủ tục hành chính liên quan. Đầu mối bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên xử lý: Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân — privacy@yolius.com — 028 3984 7690. Bên kiểm soát cung cấp đầu mối của mình qua thông tin Quản trị viên hoặc gửi tới địa chỉ trên.
1.4. Thỏa thuận không áp dụng cho: (a) dữ liệu mà Hoàng Khang Incotech là bên kiểm soát (Dữ liệu tài khoản, dữ liệu liên hệ, hỗ trợ, website) — được xử lý theo Chính sách bảo mật; (b) bản Yolius tự vận hành trên hạ tầng của khách hàng (self-host), nơi Hoàng Khang Incotech không tiếp nhận dữ liệu, trừ khi hợp đồng triển khai quy định khác.
Điều 2. Đối tượng, mục đích và thời hạn xử lý
Nhóm chủ thể dữ liệu, loại dữ liệu, hoạt động xử lý và mục đích được mô tả tại Phụ lục 1. Việc xử lý kéo dài trong thời gian Bên kiểm soát sử dụng Dịch vụ và thời hạn hoàn trả, xóa dữ liệu tại Điều 11.
Điều 3. Chỉ thị của Bên kiểm soát
3.1. Chỉ thị của Bên kiểm soát gồm: Điều khoản sử dụng và Thỏa thuận này; cấu hình, phân quyền, Luồng tự động và thao tác của Quản trị viên trên Dịch vụ; và yêu cầu bằng văn bản hoặc email của người có thẩm quyền của Bên kiểm soát.
3.2. Nếu cho rằng một chỉ thị vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Bên xử lý thông báo cho Bên kiểm soát và có quyền tạm dừng thực hiện phần chỉ thị đó cho tới khi được làm rõ.
Điều 4. Trách nhiệm của Bên kiểm soát
- Bảo đảm có cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động xử lý mà mình chỉ thị; xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu theo quy định trước khi sử dụng Dịch vụ để xử lý dữ liệu cần sự đồng ý, và bảo đảm chủ thể dữ liệu được biết loại dữ liệu cá nhân được xử lý, mục đích xử lý và việc Hoàng Khang Incotech là bên xử lý dữ liệu khi cung cấp phần mềm Yolius. Bên xử lý cung cấp mẫu thông báo cho người lao động để hỗ trợ việc này khi Bên kiểm soát yêu cầu.
- Trước khi bật check-in có định vị, ảnh hiện trường hoặc đánh giá KPI tự động: thực hiện đúng Điều 10 của Điều khoản sử dụng, đặc biệt đối với dữ liệu vị trí là dữ liệu cá nhân nhạy cảm; tuân thủ pháp luật lao động khi giám sát người lao động.
- Lập, lưu giữ và cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình khi pháp luật yêu cầu; Bên xử lý cung cấp thông tin hỗ trợ theo Điều 5.
- Không tạo tài khoản Người dùng cho người dưới 16 tuổi; chỉ đưa dữ liệu cá nhân của trẻ em và dữ liệu nhạy cảm vào Dịch vụ khi có căn cứ theo quy định và ở mức cần thiết.
- Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu của chủ thể dữ liệu là Người dùng hoặc cá nhân trong Dữ liệu khách hàng; thiết lập thời hạn lưu trữ phù hợp với mục đích.
- Thông báo cho Bên xử lý khi phát hiện sự cố hoặc nguy cơ đối với dữ liệu trên Dịch vụ.
Điều 5. Nghĩa vụ của Bên xử lý
- Chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ thị của Bên kiểm soát và trong phạm vi cần thiết để cung cấp, bảo mật, hỗ trợ Dịch vụ; không bán, không dùng cho quảng cáo, không dùng để huấn luyện mô hình trí tuệ nhân tạo dùng chung.
- Bảo đảm nhân sự được tiếp cận dữ liệu cam kết bảo mật, được đào tạo và chỉ truy cập ở mức tối thiểu cần thiết; truy cập qua ứng dụng để hỗ trợ được ghi nhật ký.
- Áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức tại Phụ lục 2 và duy trì, cải tiến các biện pháp này phù hợp với rủi ro.
- Hỗ trợ Bên kiểm soát thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu, lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài, bằng cách cung cấp thông tin về Dịch vụ trong phạm vi hợp lý.
- Ghi nhận, lưu giữ nhật ký hoạt động xử lý thực hiện thay mặt Bên kiểm soát theo quy định.
- Thông báo ngay cho Bên kiểm soát về bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân (như thay đổi nơi xử lý, bên xử lý phụ, biện pháp bảo mật trọng yếu); thông báo khi không còn khả năng thực hiện Thỏa thuận hoặc khi nhận yêu cầu của cơ quan nhà nước liên quan đến Dữ liệu khách hàng (trừ khi pháp luật cấm thông báo).
- Thực hiện đánh giá việc tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân định kỳ hằng năm và cung cấp kết quả tóm tắt cho Bên kiểm soát khi được yêu cầu.
Điều 6. Bên xử lý phụ
6.1. Bên kiểm soát chấp thuận chung việc Bên xử lý sử dụng các bên xử lý phụ liệt kê tại Phụ lục 3.
6.2. Bên xử lý thông báo trước ít nhất 15 ngày (qua email Quản trị viên và cập nhật Phụ lục 3) khi bổ sung hoặc thay thế bên xử lý phụ. Bên kiểm soát có thể phản đối trên cơ sở hợp lý; nếu hai bên không tìm được giải pháp, Bên kiểm soát có quyền chấm dứt Dịch vụ liên quan và được hoàn phần phí trả trước chưa sử dụng (nếu có).
6.3. Bên xử lý chỉ sử dụng bên xử lý phụ có cam kết bảo vệ dữ liệu bằng văn bản (như thỏa thuận xử lý dữ liệu, điều khoản bảo mật của nhà cung cấp) phù hợp với Thỏa thuận này, và chịu trách nhiệm trước Bên kiểm soát về việc thực hiện nghĩa vụ của bên xử lý phụ.
Điều 7. Lưu trữ tại Việt Nam và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
7.1. Dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên hạ tầng máy chủ do Bên xử lý quản lý, đặt tại Việt Nam.
7.2. Một số chức năng cần chuyển một phần dữ liệu ra nước ngoài theo mô tả tại Phụ lục 3 (như mã thiết bị và nội dung thông báo đẩy đi qua dịch vụ của Apple, Google). Bên xử lý tối thiểu hóa dữ liệu được chuyển, lập, lưu giữ và gửi cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài trong thời hạn luật định đối với các luồng do Bên xử lý thực hiện, và cung cấp thông tin để Bên kiểm soát lập hồ sơ của mình khi pháp luật yêu cầu.
7.3. Luồng dữ liệu do Bên kiểm soát tự cấu hình đến hệ thống bên ngoài (như webhook, email gửi ra ngoài, tích hợp bên thứ ba) thuộc trách nhiệm của Bên kiểm soát.
Điều 8. Sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân
8.1. Khi phát hiện sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến Dữ liệu khách hàng, Bên xử lý thông báo cho Bên kiểm soát không chậm trễ và trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện, gồm: mô tả sự cố, thời điểm, loại và số lượng ước tính dữ liệu, chủ thể bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra, biện pháp đã và sẽ áp dụng, đầu mối liên hệ. Thông tin chưa có ngay được bổ sung khi xác định được.
8.2. Bên xử lý phối hợp để Bên kiểm soát thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) trong 72 giờ kể từ khi phát hiện theo quy định, và — đối với sự cố liên quan đến dữ liệu vị trí — thông báo cho chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng trong 72 giờ (Điều 29 Nghị định 356/2025/NĐ-CP); đồng thời tự thực hiện các nghĩa vụ thông báo mà pháp luật đặt trực tiếp cho bên xử lý.
8.3. Bên xử lý áp dụng ngay biện pháp ngăn chặn, khắc phục; lưu hồ sơ sự cố tối thiểu 05 năm kể từ khi khắc phục xong; không công bố thông tin về sự cố liên quan đến Bên kiểm soát khi chưa phối hợp với Bên kiểm soát, trừ khi pháp luật yêu cầu.
Điều 9. Yêu cầu của chủ thể dữ liệu
Dịch vụ cung cấp cho Quản trị viên công cụ để truy cập, chỉnh sửa, xuất và xóa dữ liệu của Người dùng trong Không gian làm việc. Khi nhận yêu cầu trực tiếp từ chủ thể dữ liệu liên quan đến Dữ liệu khách hàng, Bên xử lý chuyển yêu cầu cho Bên kiểm soát trong 01 ngày làm việc, không tự giải quyết thay (trừ khi được Bên kiểm soát ủy quyền hoặc pháp luật yêu cầu) và hỗ trợ để Bên kiểm soát đáp ứng thời hạn tại Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Điều 10. Chứng minh tuân thủ và kiểm tra
Bên xử lý cung cấp thông tin hợp lý cần thiết để Bên kiểm soát chứng minh việc tuân thủ. Bên kiểm soát (hoặc đơn vị kiểm tra độc lập có cam kết bảo mật) có thể kiểm tra tối đa một lần mỗi năm, với thông báo trước ít nhất 30 ngày, trong giờ làm việc, không ảnh hưởng tới an ninh và dữ liệu của khách hàng khác; chi phí kiểm tra do Bên kiểm soát chịu, trừ khi phát hiện vi phạm nghiêm trọng của Bên xử lý. Ngoài ra, cơ quan nhà nước có thẩm quyền được kiểm tra theo quy định.
Điều 11. Hoàn trả và xóa dữ liệu
Khi chấm dứt Dịch vụ, Bên xử lý hỗ trợ xuất dữ liệu và xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân theo thời hạn tại Điều 19.4–19.5 Điều khoản sử dụng (xuất dữ liệu trong 30 ngày; xóa trong 30 ngày sau khi hết hạn xuất hoặc đã giao dữ liệu; bản sao lưu tự hết hạn trong vòng 30 ngày sau đó), trừ phần pháp luật buộc lưu giữ. Theo yêu cầu, Bên xử lý xác nhận việc xóa bằng văn bản.
Điều 12. Trách nhiệm
Mỗi bên chịu trách nhiệm về vi phạm của mình đối với chủ thể dữ liệu và cơ quan nhà nước theo pháp luật. Giới hạn tại Điều 17 Điều khoản sử dụng áp dụng cho mọi yêu cầu giữa hai bên, kể cả yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, và không hạn chế trách nhiệm của mỗi bên trước chủ thể dữ liệu, cơ quan nhà nước theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Điều 13. Hiệu lực và thứ tự ưu tiên
Thỏa thuận có hiệu lực từ khi Khách hàng chấp thuận Điều khoản sử dụng, áp dụng cả với dữ liệu Bên xử lý đã tiếp nhận trước thời điểm đó, và tiếp tục có hiệu lực chừng nào Bên xử lý còn xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt Bên kiểm soát. Về nội dung bảo vệ dữ liệu cá nhân, Thỏa thuận này được ưu tiên áp dụng so với Điều khoản sử dụng. Thay đổi Thỏa thuận thực hiện theo Điều 20 Điều khoản sử dụng; Phụ lục 3 được cập nhật theo Điều 6.2.
Phụ lục 1. Chi tiết hoạt động xử lý
| Ngoài phạm vi | Dữ liệu tài khoản dùng để xác thực, bảo mật và liên lạc về tài khoản (Điều 2 Điều khoản sử dụng) do Hoàng Khang Incotech kiểm soát theo Chính sách bảo mật; Thỏa thuận này áp dụng cho các thông tin đó khi chúng được xử lý như một phần của Dữ liệu khách hàng (như danh sách thành viên, phân công, nhật ký công việc). |
|---|---|
| Chủ thể dữ liệu | Người dùng của Bên kiểm soát (người lao động, cộng tác viên, quản trị viên); khách hàng, đối tác, người liên hệ do Bên kiểm soát nhập vào Dịch vụ; cá nhân khác xuất hiện trong nội dung, tệp, hình ảnh do Người dùng đưa lên. |
| Dữ liệu cá nhân cơ bản | Họ tên, email, số điện thoại, ảnh đại diện, chức danh, phòng ban, vai trò; thông tin hồ sơ do Bên kiểm soát hoặc Người dùng nhập (ngày sinh, giới tính, địa chỉ, nơi sinh, số CCCD/MST); nội dung công việc, bình luận, tin nhắn, tệp, hình ảnh, lịch, đơn nghỉ phép; thời điểm chấm công; chỉ số KPI, hiệu suất; nhật ký đăng nhập và thao tác; mã thiết bị nhận thông báo. |
| Dữ liệu cá nhân nhạy cảm | Khi Bên kiểm soát sử dụng tính năng tương ứng: vị trí cá nhân xác định qua dịch vụ định vị (check-in, bản đồ hiện trường); dữ liệu theo dõi hoạt động sử dụng Dịch vụ của Người dùng (nhật ký thao tác, phân tích hoạt động theo thời gian); thông tin sức khỏe có thể có trong đơn nghỉ phép; dữ liệu nhạy cảm khác do Bên kiểm soát đưa vào. |
| Hoạt động xử lý | Thu thập, ghi, lưu trữ, tổ chức, phân tích (thống kê, KPI, phân tích quy trình), hiển thị theo phân quyền, truyền đưa (thông báo, email, webhook theo cấu hình của Bên kiểm soát), sao lưu, khôi phục, xuất, xóa. |
| Mục đích | Cung cấp, vận hành, bảo mật, hỗ trợ và duy trì Dịch vụ theo chỉ thị của Bên kiểm soát. |
| Căn cứ xử lý | Do Bên kiểm soát xác định và chịu trách nhiệm (như hợp đồng lao động, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, quy định của pháp luật). Việc theo dõi vị trí cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (điểm a khoản 3 Điều 31 Luật 91/2025). |
| Xử lý tự động | Tính KPI, xếp loại đúng hạn theo quy tắc do Bên kiểm soát cấu hình; Luồng tự động do Bên kiểm soát thiết lập; Tính năng AI (khi được mở) tạo gợi ý khi Người dùng yêu cầu, chỉ chạy trên mô hình đặt tại máy chủ của Bên xử lý ở Việt Nam. Kết quả chỉ để tham khảo, không thay thế quyết định của con người. |
Phụ lục 2. Biện pháp kỹ thuật và tổ chức
- Hạ tầng: máy chủ ứng dụng, cơ sở dữ liệu, tệp và bản sao lưu do Bên xử lý quản lý, đặt tại Việt Nam; quyền quản trị máy chủ giới hạn cho nhân sự được phân công, xác thực bằng khóa.
- Truyền tải: mã hóa đường truyền HTTPS/TLS; bật HSTS.
- Xác thực: mật khẩu lưu dạng băm một chiều (bcrypt) theo chính sách độ mạnh mật khẩu; giới hạn tần suất đăng nhập, đăng ký, đặt lại mật khẩu; quản lý và thu hồi phiên đăng nhập, thiết bị.
- Phân quyền: phân quyền nhiều lớp theo vai trò (tài khoản, thư mục, công việc); dữ liệu phân tách theo Không gian làm việc; truy cập dữ liệu nhạy cảm giới hạn theo phân quyền do Bên kiểm soát thiết lập.
- Nhật ký: nhật ký đăng nhập, đăng nhập thất bại, đăng nhập thay, thao tác quản trị.
- Sao lưu và khôi phục: sao lưu tự động hằng giờ, bản sao ngoài máy chủ chính đặt tại Việt Nam, xoay vòng có thời hạn.
- Tổ chức: nguyên tắc truy cập tối thiểu cần thiết; nhân sự cam kết bảo mật; quy trình ứng phó, thông báo sự cố theo Điều 8.
- Mã hóa khi lưu trữ (cơ sở dữ liệu, tệp, bản sao lưu) theo khoản 4 Điều 12 Nghị định 356/2025/NĐ-CP: đang triển khai, hoàn tất trước 30/11/2026; Phụ lục này được cập nhật khi hoàn tất.
- Cải tiến liên tục: Bên xử lý rà soát và tăng cường các biện pháp phù hợp với rủi ro và yêu cầu của pháp luật, và cập nhật Phụ lục này khi có thay đổi trọng yếu.
Phụ lục 3. Bên xử lý phụ và nơi xử lý
| Bên xử lý phụ | Chức năng | Dữ liệu liên quan | Nơi xử lý |
|---|---|---|---|
| Hoàng Khang Incotech (hạ tầng tự vận hành) | Máy chủ ứng dụng, cơ sở dữ liệu, tệp, sao lưu | Toàn bộ Dữ liệu khách hàng | Việt Nam |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Trung chuyển thông báo đẩy tới ứng dụng di động | Mã thiết bị; nội dung thông báo (có thể gồm tên người gửi, đoạn đầu tin nhắn) | Hoa Kỳ |
| Apple Inc. | Thông báo đẩy iOS (APNs); chuyển đổi tọa độ thành địa chỉ trên iOS | Mã thiết bị, nội dung thông báo; tọa độ khi chuyển đổi | Hoa Kỳ và nơi khác theo hạ tầng của Apple |
| Google LLC | Thông báo đẩy Android (Firebase Cloud Messaging); báo lỗi ứng dụng (Firebase Crashlytics); thống kê ứng dụng (Firebase Analytics — chỉ khi Người dùng đồng ý); đăng nhập Google (khi Người dùng chọn); nền bản đồ trên ứng dụng web; chuyển đổi tọa độ trên Android; gửi email giao dịch qua Google Workspace (khi chức năng gửi email của ứng dụng được bật) | Mã thiết bị, nội dung thông báo; thông tin thiết bị, lỗi kỹ thuật; dữ liệu sử dụng ứng dụng; IP; tọa độ khi chuyển đổi; địa chỉ email, nội dung email giao dịch | Hoa Kỳ và nơi khác theo hạ tầng của Google |
| Dịch vụ thông báo đẩy của trình duyệt (Google, Mozilla, Apple, Microsoft) | Thông báo đẩy trên trình duyệt web | Mã đăng ký trình duyệt; nội dung thông báo được mã hóa đầu-cuối theo chuẩn Web Push | Theo nhà cung cấp trình duyệt |
| OpenFreeMap; Komoot (Photon) | Nền bản đồ, tìm kiếm địa điểm trong ứng dụng di động | IP, khu vực bản đồ đang xem, từ khóa tìm kiếm | Ngoài lãnh thổ Việt Nam |
Cập nhật Phụ lục 3 lần gần nhất: 28/10/2026.